Nhiều bài thuyết trình trở nên tồi tệ là do người thuyết trình đã không chuẩn bị chu đáo hai điều kiện tiên quyết. Hai lỗi kinh điển quan trọng này sẽ được đúc rút thành Hai quy tắc để chuẩn bị cho một bài thuyến trình thành công.

Quy tắc 1: Có hiểu biết về khán giả

Thuyết trình là dành cho người nghe, không phải dành cho người thuyết trình. Trước khi bạn viết bất cứ thứ gì, hoặc thể hiện điều gì trên tài liệu thuyết trình, bạn cần cân nhắc tới cảm nhận của người nghe. Hãy tự đặt những câu hỏi đơn giản, rõ ràng - nhưng rất dễ quên - những câu hỏi như, tôi sẽ thuyết trình vào thời điểm nào trong ngày? Sẽ có bao nhiêu thính giả? Họ vừa dùng bữa xong, hay sau khi nghe thuyết trình mới dùng bữa? Họ đã nghe bài thuyết trình nào trước đó chưa, hay chỉ tới để nghe bài thuyết trình của bạn mà thôi? Câu trả lời đối với mỗi câu hỏi trên sẽ ảnh hưởng đến thời gian, phong cách và nội dung bài thuyết trình của bạn.

Con người có nhiều năng lượng và khả năng nghe những điều phức tạp vào thời điểm đầu của một ngày; vào những thời điểm tiếp theo trong ngày, khi mức năng lượng giảm sút và họ sẽ không muốn thử sức với quá nhiều điều mới mẻ. Nhu cầu của người nghe càng lớn đòi hỏi càng nhiều năng lượng từ người nói và những người nghe muốn nghe những điều vui vẻ, không phải bi thương.

Những khán giả tồi tệ nhất (theo quan điểm của người thuyết trình) là những khán giả mệt mỏi, đã dùng bữa, có chút chếnh choáng hơi men. Để biến họ thành những thính giả tuyệt vời, bạn cần thực hiện nguyên tắc thuyết trình của tổng thống Reagan cho những cuộc thuyết trình sau bữa ăn tối: cứ 12 phút lại đưa ra một vài câu chuyện hài hước và kết thúc bài thuyết trình trước khi mọi người chuẩn bị ra về.

Nhưng những điều thú vị hơn cần biết về khán giả sẽ được nhận ra qua câu hỏi: họ sợ cái gì? Ước mơ của họ là gì? Họ muốn được dẫn dắt tới đâu? Và những nguyên nhân gần đây dẫn đến cảm giác thích hay không thích của họ là gì?

Chỉ khi bạn hiểu được trạng thái cảm xúc của thính giả, bạn mới có thể bắt đầu thiết kế một bài thuyết trình dành riêng cho họ.

Có quá nhiều người thuyết trình đã sai lầm khi nghĩ rằng chỉ một kiểu bài thuyết trình sẽ phù hợp với mọi thành phần thính giả. Tôi đã từng chứng kiến một số nhà điều hành đưa ra các bài phát biểu ví dụ về tình hình tài chính của công ty đến các nhà đầu tư, tới công chúng, và tới nhân viên - chúng mang lại những kết quả hoàn toàn khác nhau với mỗi đối tượng thính giả

Quy tắc 2: Chỉ đưa ra một ý tưởng, chỉ một ý tưởng mà thôi

Đây là một quy tắc khó cho hầu hết những người thuyết trình. Nhưng nó thật sự cần thiết. Loại hình trình bày bằng lời nói thật sự không đạt hiệu quả cao. Với tư cách là thính giả, chúng ta chỉ đơn thuần là không nhớ chúng ta đã nghe trình bày những gì. Chúng ta thường xuyên lạc đề, bối rối và cảm thấy bài phát biểu quá rườm rà. Chúng ta thường bị phân tâm bởi nhiều thứ từ màu sắc chiếc cà vạt của người thuyết trình, người ngồi hàng bên cạnh và thậm chí là những mẩu độc thoại. Mình e là công ty đang trong tình trạng không tốt lắm. Joan, một giả tự nói với mình, trong một khi nghe một bài thuyết trình tuần trước.Chắc là mình nên về chuẩn bị hồ sơ để xin việc chỗ khác. Mà cái gã đứng trên kia đang nói gì thế nhỉ?

Vì thế bạn cần giữ bài thuyết trình thật đơn giản. Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng chúng ra chỉ có thể ghi nhớ lại một phần nhỏ những gì chúng ta đã nghe - khoảng 10 - 30 phần trăm.

Nhưng khi một người thuyết trình đứng trước người nghe, cái cảm giác muốn truyền đạt lại mọi thứ bạn biết thật khó có thể cưỡng lại. Có nhiều nhà thuyết trình đã đưa ra quá nhiều dữ liệu cho thính giả ngay tại cơ hội đầu tiên. Thật không may, chúng ta chỉ có thể nắm bắt 4 hoặc 5 ý tưởng trong đầu một lúc, vì thế bất cứ khi nào bạn đưa ra cho tôi hơn 5 thứ để nhớ, tôi sẽ bắt đầu quên những cái mà tôi vừa được nghe.

Sự thật ảm đạm này chỉ có thể được vượt qua bằng một cách: tập trung toàn bộ bài thuyết trình của bạn vào một ý tưởng. Hãy tàn nhẫn với bản thân một chút. Viết và chỉ viết một ý tưởng trong một câu tường thuật và ghi nhớ nó trong máy tính của bạn. Và sau đó loại ra mọi thứ, dù nó sẽ làm đẹp tài liệu thuyết trình thế nào, nhưng nó sẽ không giúp ý tưởng thuyết trình của chúng ta.

Hãy tuân theo hai nguyên tắc trên và bạn sẽ thấy thính giả của bạn sẽ nhớ - và thậm chí là tham gia vào - bài thuyết trình của bạn. Như vậy là, bài thuyết trình được đưa ra với một lý do duy nhất là để thay đổi thế giới.

- Bài viết của Nick Morgan trên Harvard Business Publishing. Tác giả là giám đốc của Public Words Inc, một công ty chuyên tư vấn giao tiếp, và là tác giả của Trust Me: Four Steps to Authenticity and Charisma.

Nick Morgan (HBP) Hương Cao dịch

(theo Tuần Việt Nam)