Khi tôi đi tham dự một hội thảo của một công ty Nhật, Giám đốc VJCC tại Hà Nội tham dự phát biểu đã nói rằng: "Người Việt Nam làm việc rất thông minh, cần cù, khi được các chuyên gia hướng dẫn thì họ biết phải làm gì và học hỏi rất nhanh và thực tế là các bạn làm việc tốt hơn 3 lần so với người Nhật của chúng tôi nhưng chỉ là khi các bạn làm một mình. Tuy nhiên, khi các bạn làm việc tập thể thì các bạn làm không tốt bằng người Nhật chúng tôi vì khả năng làm việc nhóm của các bạn không tốt bằng người Nhật và tôi có thể khẳng định rằng khi làm việc tập thể thì 3 người Việt Nam mới bằng 1 người Nhật.

Vì sao?

Trong triết lý quản lý của người Nhật hay các nước tiên tiến trên thế giới, người ta luôn chú trọng vào phương thức làm việc nhóm (teamwork) trong tất cả các loại hình: kinh doanh, tiếp thị, quan hệ khách hàng... và đặc biệt được nhấn mạnh trong sản xuất. Đơn giản vì sản xuất là nơi tập trung mọi nguồn lực, công việc của doanh nghiệp. Đồng thời, nó là phương thức được khuyến khích và cần có trong quá trình thực hiện Hệ thống sản xuất Lean.

Vì rằng chúng ta chưa có ý thức và tinh thần hợp tác cao trong khi làm việc tập thể, theo nhóm. Trình độ tri thức, tâm lý ỷ lại, hoặc ghanh tị hoặc thiếu trách nhiệm, thiếu tin tưởng... lẫn nhau dẫn đến cảnh "huynh đệ tương tàn". Điều này thể hiện rất rõ trong môi trường làm việc hoặc sản xuất theo lối cũ.

Nhưng ngày nay, chúng ta phải nhìn nhận, phương thức làm việc theo nhóm là rất quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của công việc. Vậy làm thế nào để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, chúng ta cần phải thực hiện các yêu cầu sau:

1. Một tập hợp của những người có tâm huyết, kiến thức và kinh nghiệm về lĩnh vực liên quan

Thành viên của nhóm mỗi người có một khả năng, có người có kiến thức cao, người thì có sự sáng tạo, người có kinh nghiệm, người nắm rõ công việc, thao tác... Việc lập nhóm tốt hơn hết nên hội đủ những người với nhiều thành phần khác nhau và chúng ta đừng vội cho rằng những ngừơi ít hiểu biết hơn sẽ không đóng góp được gì cho nhóm. Mỗi người đều có những khả năng tiềm ẩn mà không phải ai cũng khai thác được. Và việc lựa chọn ai là thành viên trong nhóm nên căn cứ vào mục tiêu dự án mà nhóm phải thực hiện là gì.

2. Phân công phù hợp với khả năng

Sự phân công công việc phù hợp sẽ giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn. Các công việc phải có tính chất liên hệ, gắn kết với nhau chứ không phải độc lập. Chúng ta đừng ngại khi muốn tìm cách phát huy khả năng tiềm ẩn của một thành viên nào đó bằng cách giao cho anh ta những công việc mới. Điều đó sẽ giúp bạn nhìn nhận rõ khả năng của họ.

3. Đảm bảo sự công bằng

Ai cũng có quyền phát biểu ý kiến của mình và chúng ta không nên phản bác sự nhiệt tình của họ khi mà chúng ta chưa xác định được rõ ràng bằng thực tế rằng, ý tưởng đó là sai. Dù ý kiến không phù hợp đi chăng nữa, sự chê bai không bao giờ là phương pháp thích hợp để nhận xét một ý kiến.

4. Xây dựng lòng tin giữa các thành viên

Các thành viên là như nhau khi tham gia vào nhóm, chỉ trừ người trưởng nhóm. Mọi người đều có trình độ, sự hiểu biết và tay nghề khi tham gia vào nhóm. Mỗi người có thế mạnh riêng, tích cách riêng. Do đó, ý kiến, ý tưởng của mỗi người đều có giá trị trong quá trình làm việc. Tuyệt đối không nên có sự "vạch lá tìm sâu" hay "con sâu làm rầu nồi canh". Thành quả chỉ đến từ sự cống hiến và tin tưởng lẫn nhau của các thành viên trong nhóm.

5. Mục tiêu rõ ràng

Tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu mục tiêu chung mà tập thể của họ phải đạt đến là gì? Thông tin đến với mọi người chính xác như nhau.

6. Trưởng nhóm

Đây là người có nhiệm vụ dẫn dắt tập thể trong quá trình thực hiện dự án. Do đó, người này phải có khả năng kêu gọi và điều khiển mọi người. Những thành viên trong nhóm, dù chức vụ có lớn hơn, cũng phải tuân thủ theo những yêu cầu của người trưởng nhóm.

7. Thời hạn dự án phải hoàn thành

Những dự án có thời hạn phải hoàn thành luôn là điều kiện thuận lợi để thực hiện.

8. Trang bị kỹ năng làm việc nhóm

Để việc quản lý nhóm và nhóm hoạt động hiệu quả, bạn phải chắc chắn rằng các thành viên đã được trang bị ít nhiều những kiến thức, kỹ năng cần thiết để kết hợp mọi người, khai thác và phân tích ý kiến, ý tưởng cũng như công việc.

HRC